📆 Você DEVERIA revisar sua agenda.

Papo na Arena Podcast

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📆 Você DEVERIA revisar sua agenda.

Tá no ar o episódio #78 do seu podcast semanal onde trocamos ideia sobre conteúdos que a gente leu, ouviu ou assistiu, trazendo um olhar de produto pra discussão

Arthur Castro

Aíquis Rodrigues Gomes

abr 16, 2025

Transcrição

Ouça e Assista em: Youtube | Spotify | Apple Podcasts

Se tem uma reclamação que é unânime entre PMs, é:

“Tenho reuniões demais e zero controle sobre meu calendário.”

E no episódio 78 do Papo na Arena, nossos hosts ⁠⁠⁠Arthur⁠⁠⁠ e ⁠⁠⁠Aíquis⁠⁠⁠ decidimos falar sobre isso.

Como tomar de volta o controle da sua agenda (sem virar refém do calendário)

Você já sentiu que sua semana é engolida por reuniões que nem deveriam existir? Que sua agenda parece mais um jogo de Tetris do que um reflexo das suas prioridades?

Então senta ai que vamos falar sobre como você pode parar de ser levado pelo calendário e começar a usar a agenda a seu favor.

Reuniões descontroladas são o problema nº 1 de 99% das lideranças de produto que fazem minha mentoria (Quer participar da mentoria? Se inscreva aqui).

O mais curioso? Ninguém percebe que está sendo arrastado por elas.

Uma dica prática que falamos é sobre mapear o nível de controle que você tem sobre cada reunião da sua agenda:

Algumas você decide tudo.
Outras você influencia.
E algumas você apenas participa como convidado.

Comece pelas que você tem mais controle — pergunte por que elas existem. Muitas vezes, a resposta é “porque sempre existiu”.

Eu sempre digo que que reuniões não são o problema. Nosso papel como pessoas de produto é se alinhar com outras pessoas/áreas, e uma dessas formas, são as reuniões. O problema é ter reunião sem propósito.

Sério, nada, nada me irrita mais do que uma reunião para marcar outra reunião.

Nossos métodos para estruturar melhor a agenda.

Para evitar isso, eu curto estruturar minha semana fazendo perguntas, com isso, com isso vou estruturando o que eu preciso/gostaria de responder a cada dia. Gosto de fazer essas 5 perguntas:

Que perguntas você quer/gostaria de responder?
Com quem eu preciso pegar a informação e quem precisa recebê-la?
Quando você precisa das respostas (que dia da semana)?
Qual o tipo será essa reunião? (status report, tomar decisão…)
Qual artefato (slide, planilha…) os participantes precisam preencher?

Já o Aíquis usa esse “mini-template” para revisar reuniões:

Qual o objetivo?
Quem participa?
O que se discute?
Qual a cadência?

A real é que, só de responder essas perguntas, você já elimina uma boa parte das reuniões desnecessárias. 🤷🏽‍♂️

Você não é obrigado a aceitar toda reunião. Negar também é uma opção.

Se te chamarem para uma reunião sem contexto, sem pauta e sem objetivo, pergunte pra quem marcou:

“Oi Fulano, pode me dar mais contexto dessa agenda e como posso me preparar melhor para essa reunião?”

Na maioria das vezes, isso gera uma conversa assíncrona que resolve tudo mais rápido — e sem reunião.

Tá se sentindo atolado? Chama a chefia!

E se você estiver atolado, compartilhe com sua liderança suas prioridades e peça ajuda para entender quais você não precisa participar.

Alinhar expectativas com a liderança é 80% da solução.

Uma coisa que eu costumo fazer sempre que um liderado meu diz que “nossa, to muito atolado de coisa, não to dando conta", é um exercício simples de:

a partir de agora, a primeira tarefa do seu dia é olhar suas reuniões e eu te ajudo aqui a priorizar quais você não precisa participar e quais você deve focar. Normalmente depois de 1-2 semanas, a pessoa começa a fazer/entender esse exercício e priorizar por conta própria.

⚠️ Dá pra usar AI pra te ajudar nesse exercício também.

Eu uso uma automação com IA BEM simples para revisar a agenda da semana — identificando, por exemplo, se os eventos têm a ver com as prioridades estratégicas (se vc tiver acesso ao memo da estratégia do quarter, mais fácil ainda). Dá pra montar algo simples com Zapier, Make ou n8n para:

Escanear seu calendário
Conferir o memo da estratégia ou seu input sobre prioridaes
sinalizar o que pode ser cortado ou remanejado.

Essa é uma das coisas que a gente ensina no curso de AI + NoCode para PMs da Product Arena. Quer participar das próximas turmas? Se liga nas datas:

26 de Abril (Online e Ao Vivo)
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24 de Maio (Presencial em SP)
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Sua agenda mostra suas prioridades de verdade.

O Aíquis tem um ritual de reservar um tempo entre sexta à tarde e segunda de manhã para blocar na agenda o que é realmente prioridade na semana. Se não estiver na agenda, provavelmente não é prioridade. Quanto antes você fizer isso, menor a chance de alguém ocupar seu calendário por você.

E por fim: alinhe seu jeito de trabalhar com o time.

Na liderança da Hotmart, eles fazem checkins periódicos para entender como cada pessoa gosta de trabalhar. Isso evita frustrações e ajuda o time a ser mais produtivo e respeitoso com o tempo alheio.

Por exemplo, Aíquis funciona melhor de manhã para tarefas de foco e prefere deixar as reuniões para a tarde. .

E pra gente terminar esse artigo sobre agenda com uma frase de efeito, simples e direta: